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DSGVO: Wie Papierdokumente den Datenschutz gefährden

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DSGVO:
Wie Papierdokumente den Datenschutz gefährden
Dieses Whitepaper zeigt auf, dass sich die meisten Unternehmen bei der Umsetzung der EU-DSGVO (EU-Datenschutzgrundverordnung) auf ihre digitalen Daten konzentrieren.

Dabei wird völlig außer Acht gelassen, dass dieselben Vorgaben auch für Papierdokumente gelten. Hinzu kommt, dass die Datenschutzgrundverordnung eine Reihe von Anforderungen enthält, deren Einhaltung innerhalb papierbasierter Prozesse, nur sehr schwer bis gar nicht möglich ist. In diesem Zusammenhang wird aufgezeigt, welche Risiken und Nachteile Papierprozesse beinhalten.

Die logische Konsequenz daraus heißt für Unternehmen jeder Branche und Größenordnung: Digitalisierung. Ab jetzt heißt es Scannen und Informationen nahtlos in den digitalen Workflow einbinden. Aber bitte richtig: denn auch Scanner und Erfassungssoftware sollten bestimmte (Sicherheits-)Anforderungen erfüllen.
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Das perfekte Zusammenspiel

Zwei Dinge sind für die Digitalisierung von hohen Volumen an Papierdokumenten essentiell: Effizienz und Prozesstiefe. Alaris bietet dafür Scanner und Scanlösungen, die akkurate Erfassung, außergewöhnlich hohe Bildqualität und hohe Produktivität gewährleisten. Mit dem Alaris IN2 Ecosystem geht das Unternehmen einen Schritt weiter und arbeitet mit einem Netzwerk an Partner zusammen, die dem Kunden maßgeschneiderte Lösung für ihre Ansprüche liefern können. Für die steigende Menge an elektronischen Dokumenten und Informationsquellen bietet Alaris die intelligente Software Plattform zur automatisierten Verarbeitung im gesamten Input Management.

Partnerunternehmen mit interessanten Lösungen
Auf dem Messestand von Alaris stellen auch die folgenden Unternehmen ihre DMS- und Branchen-Lösungen aus:

Ausführliche Lösungen der Partner finden Sie hier!
Zentrale Erfassung: Mehrwert für hohe Scanvolumen

Alaris ist bekannt für seine zuverlässigen Produktionsscanner der Serien Kodak i4000 und Kodak i5000. Sie bieten eine ganze Reihe an Funktionen, die für höchste Produktivität sorgen, indem sie manuelle Eingriffe minimieren. Je nach Modell bieten sie Dokumentensortierung, intelligenten Dokumentenschutz und Metallklammer-Erkennung, um nur einige zu nennen.


Im Segment des Intelligent- und Very High Volume Scanning, rundet Alaris mit der ImageTrac Familie von ibml das Portfolio der robusten und vielfältig einsetzbaren Produktionsscanner in Verbindung mit der SoftTrac Capture Suite Scan-Software ab.


Intelligente Automatisierung im Input-Management

Poststellen, BPO-Anbieter und Scandienstleister müssen heute mehr leisten, als das Scannen von Papierdokumenten. Im Idealfall werden Daten von Papier-, Fax-, E-Mail- und anderen digitalen Quellen automatisch klassifiziert, getrennt, sortiert und extrahiert. Für diesen Ansatz bietet Alaris die Smart-Capture Plattform an.



Die durchgängig Web-basierten Anwendungen sorgen für eine automatisierte Klassifikation, sowie intelligente Datenextraktion. So stehen wichtige Informationen für die anschließenden Geschäftsprozesse schneller und genauer zur Verfügung. Die Technologien unterstützen maschinelles Lernen für einen schnellen und unkomplizierten Start in den produktiven Betrieb. So unterscheidet die Softwarelösung zwischen Rechnungen, Bestellungen Verträgen und anderen Arten von Post unabhängig von ihrer Quelle und ohne dabei Patchcode-Seiten oder Trennblätter einfügen zu müssen.

Dezentrales Erfassen beschleunigt Prozesse
Papierdokumente dort zu erfassen, wo sie anfallen bringt viele Vorteile. Ob e-Akte, digitale Patientenakte oder bei der Neukundenaufnahme, je schneller Papierdokumente digitalisiert werden, umso schneller können die nachfolgenden Prozesse angestoßen werden. Mit Scannern von Alaris ist das ein Kinderspiel, da sie konsequent für den Arbeitsplatz bzw. für den Einsatz im direkten Kundenkontakt entwickelt wurden.


So zum Beispiel die Scanner der Alaris S2000 Serie. Wohl einzigartig in dieser Klasse ist die aktive Einzugstechnologie. Bekannt als „Rüttler“ von großen Produktionsscannern, wird die Einzugskante des Papiers automatisch so ausgerichtet, dass Fehl- und Mehrfacheinzüge vermieden werden. Dabei können verschiedene Papierformate und – stärken im Stapel erfasst werden, auch Plastikkarten oder dünne Kassenbelege. Neu ist auch die kontrollierte Ausgabestapelung. Sie sorgt für eine ordentliche Anordnung der Papierdokumente im Ausgabefach. Das Sortieren von Dokumenten von durcheinander geratenen Stapeln gehört so der Vergangenheit an. Neu ist auch ein platzsparendes Flachbett für Reisepässe. Der Scanner erkennt das Dokument, wenn es vollständig auf die Glasauflage gelegt wurde und scannt den Pass direkt binnen Sekunden. 
Alaris. Makes Sense.
© 2018 Kodak Alaris. Die Marke Kodak und das Logo von Kodak werden unter Lizenz von der Eastman Kodak Company verwendet.
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