Wie wählt man den besten Scanner für sein Unternehmen aus?

Um den für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Scanner auszuwählen, müssen Sie zunächst Ihre Scan-Anforderungen einschätzen

Bevor Sie das richtige Werkzeug für Ihr Scanvorhaben finden können, müssen Sie den Job selbst in Betracht ziehen. Um zu beginnen, stellen Sie sich die folgenden Fragen.

1. Was möchten Sie scannen?

Definieren Sie, welche Art von Dokumenten Sie scannen müssen und wie diese Informationen weiter verarbeitet werden. Dies ist mit der wichtigste Faktor bei der Entscheidung, welchen Scanner Sie verwenden sollten.

Für einfache Anwendungen, wie z.B. das Scannen von Bestandsakten, wird ein Scanner benötigt, der große Mengen bewältigen kann. Besondere, innovative Funktionen werden hier meist nicht benötigt.

Wenn Sie hingegen digitale Informationen zur Wiederverwendung in digitalen Geschäftsanwendungen extrahieren möchten, z.B. im Fall von Rechnungen, Lieferscheinen oder Antragsformularen, müssen Sie erweiterte Funktionen wie Suchbarkeit und Indexierung in Betracht ziehen.

Wenn Sie verschiedene Dokumententypen einschließlich ID-Karten, geprägten Karten, Umschläge und dickere oder längere Papiere scannen scannen müssen, prüfen Sie bitte immer die Spezifikationen des Geräts, ob solche Medien auch verarbeitet werden können. Sie müssen auch empfindliche oder zerbrechliche Dokumente scannen? Oder gebundene Dokumente, die nicht getrennt werden dürfen? Dann sollten Sie sich für einen Scanner mit integriertem Flachbett entscheiden oder für einen Scanner, an den ein Flachbettzubehör angeschlossen werden kann.

2. Wie oft scannen Sie?

Wenn Sie nur ein paar Belege pro Tag scannen möchten, können Sie einen speziellen Scanner für kleine Büros, einen Multifunktionsdrucker (MFP) mit integriertem Scanner oder sogar eine Scan-App auf Ihrem Smartphone verwenden.

Diese Optionen sind ideal für kleinere Mengen, aber sie sind begrenzt, wenn es um die Funktionalität und die Möglichkeit der Wiederverwendung der gescannten Dokumente geht. Wenn Sie eine robustere Lösung benötigen, ist ein Business-Scanner der Einstiegsklasse die perfekte Balance zwischen geringem Volumenbedarf und erweiterter Funktionalität.

Wenn Sie eine höhere Auslastung erwarten, benötigen Sie einen robusteren Geschäftsdokumentenscanner. Wenn Sie sich die Spezifikationen des Scanners ansehen, achten Sie auf den angegebenen Scanvolumen. Es zeigt die maximale Anzahl von Scans, die ein Gerät pro Tag durchführen kann und Sie sollten ein Modell auswählen, das diese Anzahl bewältigen kann.


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3. Brauchen Sie optische Zeichenerkennung?

Mit "Optical Character Recognition" (OCR) (optische Zeichenerkennung) werden gescannte Bilder in maschinenlesbaren Text umwandelt. Sobald Ihre Dokumente digitalisiert sind, können sie bearbeitet, durchsucht und mit andern geteilt werden.

4. Spielt Auflösung eine Rolle?

Damit die OCR-Software den Text auf den gescannten Dokumenten korrekt identifizieren kann, ist es unerlässlich, dass Ihr Scanner scharfe und qualitativ hochwertige Bilder liefert. Die Auflösung spielt eine Rolle für die Bildqualität, aber noch wichtiger ist die Bildverarbeitungstechnologie, die zusammen mit Ihrem gewählten Scanner verwendet wird.

Wenn Sie über ein technisches Gerät mit den richtigen Bildverarbeitungsfunktionen verfügen, ist es einfacher, die Informationserfassung zu automatisieren und manuelle Prozesse zu vermeiden. Suchen Sie nach einigen dieser Schlüsselfunktionen bei Ihrer nächsten Scan-Lösung, um das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen:

  • Geraderücken und automatisches Zuschneiden
  • Automatische Drehung in Leserichtung
  • Automatische Helligkeit
  • Schärfen
  • Farbglättung
  • Streifenentfernung
  • Rauschunterdrückung
  • Ausblenden von Hintergrundfarben (Color Drop out)
  • Segmentierung von Fotos
  • Binarisierung (Optimierung in Schwarz-Weiß für bessere OCR-Leseraten)

5. Wie sieht es mit Cloud-Konnektivität aus?

Ihre Bilderfassungssoftware bestimmt, wohin Sie Ihre gescannten Bilder senden können und muss daher flexibel genug sein, sich an Ihre Arbeitsabläufe anzupassen. Die meisten Scanner werden mit einer Scan-Software geliefert, so dass Sie sofort nach dem Auspacken mit dem Scannen loslegen können. Die Smart-Touch Technologie, die für die meisten Scanner von Kodak Alaris zur Verfügung steht, ermöglicht es Ihnen, mit einem Tastendruck zu scannen und so direkt zum Ziel zu gelangen. Vordefinierte Jobs ermöglichen es Ihnen, Ihren Auftrag an die richtige Stelle zu senden - egal ob es sich um E-Mails, Ihren Desktop oder Cloud-Repositorys wie SharePoint oder Box handelt.



Haben Sie jetzt eine gute Vorstellung davon, welche Anforderungen Ihr zukünftiger Scanner erfüllen muss? Schauen Sie sich einige Geräte von Alaris an, die den Job erledigen können.

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